Når udbudsmaterialet er offentliggjort, og tilbuddene er modtaget, begynder den fase, som mange opfatter som udbuddets egentlige kerne: evalueringen. Det er her, ordregiver omsætter kriterierne i udbudsmaterialet til en konkret vurdering af, hvilket tilbud der er det økonomisk mest fordelagtige for ordregiver.
Netop fordi evalueringen er så central, er det også her, at de fleste klager til Klagenævnet for Udbud ses. Evalueringen kræver både juridisk præcision, faglig dømmekraft og en forståelse af, hvad ordregiver må og ikke må.
Der er tre grundlæggende principper, som styrer enhver evaluering:
Ordregiver skal fastsætte kriterier, som tilbudsgiverne konkurrerer på i forbindelse med tildeling af kontrakten. Kontrakten skal tildeles til den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud fra ordregivers synspunkt bedømt efter ét af følgende kriterier:
Ved tildelingskriteriet ”pris” konkurrerer tilbudsgiverne udelukkende på, hvem der tilbyder den laveste pris, og tilbuddet med den laveste pris vinder dermed kontrakten. Prisen skal opgøres efter den evalueringsmetode, der er beskrevet i udbudsmaterialet.
Tildelingskriteriet ”pris” egner sig bedst ved udbud med simple anskaffelser eller udbud, der er så konkret beskrevet, at prisen er det eneste, der konkurreres på.
Omkostningskriteriet giver ordregiver mulighed for at se bredere end den rene pris. Her vurderes tilbuddene ud fra de samlede omkostninger ved at købe og anvende ydelsen. Det er ordregiver, der i udbudsmaterialet skal beskrive den metode, der anvendes til beregningen, og det tilbud, der samlet giver de laveste omkostninger, er det økonomisk mest fordelagtige. Kriteriet gør det muligt at se bredere end anskaffelsesprisen. Det kan ske gennem totalomkostninger, som omfatter alle omkostninger i brugsperioden, eller gennem livscyklusomkostninger, hvor også omkostninger før og efter brug samt indirekte omkostninger som miljø- og klimapåvirkning kan indgå. Når ordregiver anvender totalomkostninger eller livscyklusomkostninger, skal det fremgå klart af udbudsbekendtgørelsen eller udbudsmaterialet, hvilke omkostninger der indgår i beregninger, så tilbudsgiverne ved præcist, hvad de konkurrerer på.
Når ordregiver anvender tildelingskriteriet ”bedste forhold mellem pris og kvalitet” vurderes tilbuddene ud fra både pris og kvalitetsmæssige forhold. Kriteriet giver mulighed for at belønne den løsning, der samlet set giver størst værdi og ikke nødvendigvis er den billigste.
Når ordregiver anvender tildelingskriteriet ”bedste forhold mellem pris og kvalitet” skal der fastsættes underkriterier. Underkriterierne kan blandt andet omfatte:
I udbudsmaterialet skal ordregiver angive, hvordan kriterierne vægtes, så tilbudsgiverne kan se, hvordan ordregiver tillægger de forskellige underkriterier betydning i forhold til hinanden.
Ordregiver skal beskrive sin evalueringsmodel i udbudsmaterialet. Evalueringsmodellen er det værktøj, der omsætter pris og kvalitet til en samlet vurdering af, hvilket tilbud der er det økonomisk mest fordelagtige. Alle dele af modellen skal være klart beskrevet på forhånd, så tilbudsgiverne kan forstå, hvad der lægges vægt på, og hvordan evalueringen gennemføres. Dette gøres for at give tilbudsgiveren mulighed for at indrette sit tilbud på en måde, som stiller denne bedst i konkurrencen. Ordregiver kan frit vælge model, dog således at det skal sikres at den anvendte model er egnet til at identificere det for ordregiver økonomisk mest fordelagtige tilbud, fx:
Parametre i modellen kan afhænge af de indkomne tilbud, men kun hvis det på forhånd er entydigt beskrevet, hvordan de fastlægges. Parametre må aldrig bestemmes ud fra ordregivers skøn efter tilbudsåbning. Det sikrer gennemsigtighed og gør det muligt for tilbudsgiverne at kontrollere, om evalueringen er foretaget korrekt.
Klagenævnets kendelse af 12. april 2024, Cubic Transportation Systems Limited mod Rejsekort & Rejseplan A/S, er et sjældent eksempel på, at Klagenævnet tilsidesætter en ordregivers evaluering af kvalitative underkriterier og annullerer tildelingsbeslutningen. Sagen vedrørte et komplekst udbud om en rammeaftale til ca. 500 mio. kr. Rammeaftalen blev tildelt til fem tilbudsgivere, men Cubic fik ikke en plads på rammeaftalen. Cubic klagede over vurderingen, og Klagenævnet fandt tre alvorlige fejl ordregiver havde begået i evalueringen:
Da Cubics tilbud lå tæt på det tilbud, der fik den sidste plads, kunne fejlene have haft betydning for resultatet. Derfor blev tildelingsbeslutningen annulleret.
Kendelsen er interessant og viser, at:
Evalueringen er ikke kun en teknisk øvelse, men også et resultat af de valg, som ordregiver har truffet i udbudsmaterialet. Desto klarere og mere gennemtænkt udbudsmaterialet er, desto mere robust bliver evalueringen og desto mindre risiko for fejl som dem, Klagenævnet påpegede i Cubic-sagen.
Hvis du har spørgsmål til evaluering af tilbud, udformning af underkriterier eller valg af evalueringsmodel, er du altid velkommen til at tage kontakt til vores specialister i udbudsret.
Du er altid velkommen til at henvende dig til os og få en indledende drøftelse af din sag. Vi har stor erfaring i at analysere situationen og give dig råd om, hvad der er bedst at gøre.
