Udbudsmaterialet er fundamentet for jeres beslutning om, hvorvidt det overhovedet giver mening at byde. En grundig og kritisk gennemgang er afgørende – både for at undgå formelle fejl, der gør tilbuddet ukonditionsmæssigt, og for at identificere de juridiske og kommercielle risici, der følger med opgaven.
Det første skridt er en overordnet vurdering af, om udbuddet er relevant og attraktivt for jer. I denne indledende screening bør I især se på:
Allerede her bør I stille jer selv spørgsmålet:
Er der en reel mulighed for at vinde – og er det forretningsmæssigt attraktivt, hvis vi gør det?
Mange virksomheder undervurderer denne første screening og bruger betydelige ressourcer på udbud, som reelt aldrig var realistiske at vinde.
Udbudsbetingelserne fastlægger rammerne for tilbudsafgivelsen: frister, formkrav, indleveringsmåde, spørgsmål/svar mv. For jer som tilbudsgiver er det afgørende at være opmærksom på, at disse krav håndhæves strengt, og at selv mindre formelle fejl kan føre til, at tilbuddet afvises som ukonditionsmæssigt.
Klagenævnet for Udbud har gentagne gange fastslået, at ordregiver som udgangspunkt skal afvise tilbud, der ikke lever op til udbudsmaterialets krav, herunder formkrav og krav til udfyldelse af tilbudslister. Tilbudsgiver bærer risikoen for fejl, uklarheder og ufuldstændigheder i eget tilbud, og ordregiver er ikke forpligtet til at “redde” et mangelfuldt tilbud.
Det betyder i praksis, at:
Tildelingskriterierne viser, hvordan ordregiver vil identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud. De fortæller ikke kun, hvordan evalueringen sker, men også hvordan I bør disponere jeres tilbud.
I bør derfor analysere:
Hvis ordregiver anvender kriteriet “bedste forhold mellem pris og kvalitet”, er det centralt at forstå, hvad der konkret lægges vægt på under “kvalitet” – fx funktionalitet, organisation, leveringssikkerhed, bæredygtighed mv. Er evalueringsmodellen uklar eller meget skønsmæssig, bør det give anledning til at stille præciserende spørgsmål i spørgsmål/svar-fasen.
Kravspecifikationen er ofte den mest omfattende og teknisk komplekse del af materialet. Her er det vigtigt at skelne mellem:
Mindstekrav er typisk gjort til grundlæggende elementer i udbuddet. Tilbud, der ikke opfylder et mindstekrav, skal som udgangspunkt afvises som ukonditionsmæssige.
I bør derudover vurdere:
Uklarheder og indbyrdes modstridende krav øger både jeres tilbudsrisiko og risikoen for senere konflikter. Sådanne forhold bør så vidt muligt afklares via spørgsmål til ordregiver.
Mange fokuserer på at vinde udbuddet – men overser, hvad de faktisk forpligter sig til. Kontraktudkastet bør gennemgås mindst lige så grundigt som kravspecifikationen.
Særligt bør I være opmærksomme på:
Det er ofte i kontraktvilkårene, at den væsentligste økonomiske risiko ligger. Et “vindende” tilbud er ikke nødvendigvis et godt tilbud, hvis kontrakten indebærer en uforholdsmæssig risiko for jer.
Hos STORM Advokatfirma bistår vi tilbudsgivere med en systematisk og målrettet gennemgang af udbudsmaterialet, herunder:
Formålet er at give jer det bedst mulige grundlag for at afgive et konditionsmæssigt og konkurrencedygtigt tilbud – uden at påtage jer unødige juridiske og kommercielle risici.
Har du brug for hjælp til vurdering af et udbudsmateriale? Så er du altid velkommen til at kontakte os for specialiseret juridisk rådgivning.
Du er altid velkommen til at henvende dig til os og få en indledende drøftelse af din sag. Vi har stor erfaring i at analysere situationen og give dig råd om, hvad der er bedst at gøre.
