Korrekt offentliggørelse af udbud og fastsættelse af tidsfrister er afgørende for, at jeres udbud gennemføres lovligt og gennemsigtigt. Hvis reglerne ikke overholdes, kan det føre til klager, forsinkelser eller i værste fald annullation af udbuddet.
Som ordregiver skal I sikre, at alle potentielle tilbudsgivere har lige adgang til udbudsmaterialet – og tilstrækkelig tid til at udarbejde et konkurrencedygtigt tilbud.
Ved EU-udbud skal I offentliggøre en række bekendtgørelser, som hver spiller en central rolle i processen. Det gælder typisk:
Bekendtgørelserne indsendes via EU’s standardformularer og offentliggøres på Tenders Electronic Daily (TED). Det er samtidigt vigtigt, at oplysningerne er korrekte og fyldestgørende, da de danner grundlaget for markedets vurdering af, om det er relevant at byde.
I må ikke offentliggøre udbuddet nationalt, før det er offentliggjort på TED (eller der er gået 48 timer efter kvittering). Samtidig skal I sikre, at der ikke offentliggøres mere eller anden information nationalt end den, der er sendt til EU.
Fra det tidspunkt, hvor udbudsbekendtgørelsen offentliggøres, skal det fulde udbudsmateriale være frit og elektronisk tilgængeligt for alle. Hvis materialet ikke er tilgængeligt fra starten, kan det få betydning for de frister, I skal fastsætte.
Tidsfristerne i et udbud skal være “passende”. Det betyder, at de skal give tilbudsgiverne reel mulighed for at forstå materialet og udarbejde et gennemarbejdet tilbud.
Samtidig indeholder udbudsreglerne en række minimumsfrister, som I skal overholde afhængigt af udbudsproceduren.
Frister beregnes i kalenderdage og løber fra dagen efter afsendelsen. Hvis en frist udløber på en weekend eller helligdag, forlænges den automatisk til næste arbejdsdag.
Selvom der gælder faste minimumsfrister, har I i visse tilfælde mulighed for at forkorte dem.
Det kan eksempelvis være relevant:
Omvendt kan der også opstå situationer, hvor I er forpligtet til at forlænge fristerne. Det gælder blandt andet, hvis:
I disse tilfælde skal forlængelsen stå i rimeligt forhold til ændringen, så tilbudsgiverne får mulighed for at tilpasse deres tilbud.
I praksis bør I se offentliggørelse og tidsfrister som en integreret del af jeres overordnede udbudsstrategi.
Det handler ikke kun om at overholde minimumskravene, men om at skabe de bedste rammer for konkurrence. Realistiske og gennemtænkte frister øger sandsynligheden for, at I modtager flere og bedre tilbud – og reducerer samtidig risikoen for fejl og klager.
Hos STORM Advokatfirma hjælper vi jer med at planlægge og gennemføre udbud, så både offentliggørelse og tidsfrister håndteres korrekt.
Vi bistår blandt andet med:
Kontakt os, hvis I vil sikre, at jeres udbud gennemføres effektivt – og uden unødige juridiske risici.
Du er altid velkommen til at henvende dig til os og få en indledende drøftelse af din sag. Vi har stor erfaring i at analysere situationen og give dig råd om, hvad der er bedst at gøre.
