Når I har gennemført evalueringen af tilbuddene, bevæger udbudsprocessen sig ind i sin afsluttende fase. Det er her, I træffer beslutningen om tildeling, gennemfører standstill-perioden og indgår kontrakten.
Disse trin er afgørende for, om udbuddet gennemføres korrekt – og fejl i denne fase kan føre til klager eller i værste fald ugyldighed.
Den afsluttende fase i udbuddet kræver særlig opmærksomhed. I bør især sikre:
En struktureret proces reducerer risikoen for fejl og klager – og sikrer, at jeres kontrakt kan stå juridisk.
Efter tilbudsfristens udløb skal I først sikre, at de indkomne tilbud er konditionsmæssige, dvs. at de opfylder kravene i udbudsmaterialet. Tilbud, der ikke gør det, skal som udgangspunkt afvises.
Herefter gennemfører I evalueringen på baggrund af de kriterier og den evalueringsmodel, I har beskrevet på forhånd i udbudsmaterialet. Det er afgørende, at I holder jer strengt til disse rammer.
Når evalueringen er afsluttet, træffer I en tildelingsbeslutning. Det er vigtigt at være opmærksom på, at denne beslutning ikke i sig selv er en bindende aftale. Der er først indgået en kontrakt, når aftalen efterfølgende underskrives.
Når I har truffet tildelingsbeslutningen, skal I samtidig underrette alle tilbudsgivere om resultatet. Indholdet af underretningen, skal indeholde minimum de i udbudsloven fastsatte krav hertil. Herefter indtræder standstill-perioden.
Standstill er en obligatorisk “pausetid” mellem tildelingsbeslutning og kontraktindgåelse. Formålet er at give de forbigåede tilbudsgivere mulighed for at klage, inden kontrakten indgås. Standstill-perioden udgør 10 kalenderdage ved elektronisk underretning.
Fristen regnes fra dagen efter, at underretningen er sendt. Hvis fristen udløber på en weekend eller helligdag, forlænges den til næste arbejdsdag.
I må gerne bruge standstill-perioden til at forberede kontrakten, men I må ikke underskrive den, før fristen er udløbet.
Hvis der indgives klage til Klagenævnet for Udbud inden for standstill-perioden, har klagen som udgangspunkt opsættende virkning i 30 kalenderdage. Det betyder, at I ikke må indgå kontrakt, før klagenævnet har truffet afgørelse om opsættende virkning.
Der findes enkelte undtagelser til kravet om standstill, men de skal anvendes med forsigtighed.
Udbuddet afsluttes formelt, når I indgår kontrakten med den valgte leverandør. Først på dette tidspunkt bliver aftalen juridisk bindende.
Selvom kontrakten er indgået, ophører de udbudsretlige regler ikke helt. I skal fortsat være opmærksomme på reglerne om ændringer i kontrakten.
Væsentlige ændringer kan medføre, at I er forpligtet til at gennemføre et nyt udbud. Derudover kan der opstå situationer, hvor kontrakten skal ophæves, fx hvis leverandøren viser sig at være omfattet af en udelukkelsesgrund.
Hos STORM Advokatfirma rådgiver vi om hele den afsluttende fase af udbud – fra tildelingsbeslutning til kontraktindgåelse.
Vi hjælper jer blandt andet med:
Kontakt os, hvis I vil sikre en korrekt afslutning på jeres udbud – og minimere risikoen for indsigelser.
Du er altid velkommen til at henvende dig til os og få en indledende drøftelse af din sag. Vi har stor erfaring i at analysere situationen og give dig råd om, hvad der er bedst at gøre.
