Valg af udbudsprocedure

Ved offentligt udbud kan alle interesserede virksomheder afgive tilbud, hvis de opfylder egnethedskravene. Udbudsmaterialet skal være frit og fuldt elektronisk tilgængeligt, og der må som udgangspunkt ikke forhandles om tilbuddene. 

 Typisk velegnet til: 

- mere standardiserede ydelser og leverancer 

- situationer, hvor I ønsker bred markedsafdækning 

- udbud, hvor det ikke er særligt ressourcekrævende at udarbejde eller evaluere tilbud 

Fordelen er en enkel og gennemsigtig proces – ulempen kan være mange tilbud og et stort evalueringsarbejde. 

Begrænset udbud gennemføres i to faser: prækvalifikation og tilbud.  Alle kan ansøge, men kun de udvalgte får lov at afgive tilbud. Der forhandles som udgangspunkt ikke om tilbuddene. 

 Typisk velegnet til: 

- udbud, hvor egnethedsbedømmelsen er central 

- komplekse eller ressourcekrævende tilbud, hvor det er vigtigt at begrænse antallet af bydende 

Fordelen er, at I kun skal evaluere et begrænset antal tilbud. Ulempen er et længere forløb og risiko for svagere konkurrence, hvis få prækvalificerede ender med at byde. 

De fleksible procedurer giver mulighed for dialog og tilpasning af løsningerne undervejs. De kan kun anvendes, når betingelserne i udbudsloven er opfyldt, typisk ved komplekse, innovative eller risikofyldte anskaffelser. 

Udbud med forhandling giver mulighed for at forhandle om de indledende tilbud og tilpasse dem til jeres behov. 
Konkurrencepræget dialog går et skridt videre: I bruger dialogen til at udvikle og afklare løsninger, før der afgives endelige tilbud.

 Begge procedurer er ressourcekrævende, men kan være det rigtige valg, når: 

- behovet ikke kan dækkes af standardløsninger 

- der er betydelig teknisk, juridisk eller kommerciel usikkerhed 

- I har brug for tæt dialog med markedet for at få den rigtige løsning 

Innovationspartnerskab er relevant, når markedet endnu ikke kan levere den løsning, I har brug for. Her kombineres udvikling og efterfølgende indkøb i én samlet ramme. 

Udbud med forhandling uden forudgående bekendtgørelse er en snæver undtagelsesprocedure, hvor I kan forhandle direkte med én eller få leverandører. Den kan være praktisk i særlige situationer, men indebærer betydelig juridisk risiko, hvis betingelserne ikke er opfyldt. 

Projektkonkurrencer anvendes primært til arkitekt‑ og ingeniøropgaver og kan kombineres med efterfølgende kontraktindgåelse. 

Hvad bør I lægge vægt på? 

Der findes ikke én “rigtig” procedure. Valget bør bero på en konkret vurdering af bl.a.: 

- anskaffelsens kompleksitet og risikoprofil 

- behovet for dialog og forhandling 

- markedets struktur og modenhed 

- jeres egne ressourcer og erfaring 

Samtidig skal valget ske inden for rammerne af de grundlæggende principper om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet.