For tilbudsgivere er forståelsen af evalueringen afgørende for at kunne afgive et stærkt og konkurrencedygtigt tilbud. Det er i denne fase, at ordregiver omsætter tildelingskriterierne til konkrete point eller økonomiske vurderinger og selv små forskelle kan få stor betydning. Jo bedre du forstår, hvordan ordregiver evaluerer, desto bedre kan du målrette tilbuddet, prioritere dine ressourcer og undgå fejl, der kan koste point.
Når udbudsmaterialet er offentliggjort, og tilbuddene er modtaget, går ordregiver i gang med selve evalueringen. Det er her, at dit tilbud bliver vurderet efter de fastlagte kriterier, og derfor er det vigtigt, at du som tilbudsgiver forstår, hvad du bliver målt på.
Der er tre grundprincipper, der altid styrer evalueringen:
For tilbudsgivere betyder det, at du kan forvente en fast og forudsigelig metode, hvis den altså er beskrevet tydeligt i udbudsmaterialet.
Ordregiver vælger ét tildelingskriterium, som bestemmer, hvad tilbudsgiverne konkurrerer på. Det kan være:
Som tilbudsgiver er det vigtigt at læse tildelingskriteriet grundigt, da det afgør, hvilke dele af dit tilbud ordregiver kommer til at lægge mest vægt på.
Ved rene priskriterier konkurrerer tilbudsgiverne udelukkende på, hvem der tilbyder den laveste pris, og tilbuddet med den laveste pris vinder dermed kontrakten. Prisen opgøres efter den evalueringsmetode, der er beskrevet i udbudsmaterialet.
Omkostningskriteriet betyder, at ordregiver vurderer tilbuddene ud fra totaløkonomi. For dig som tilbudsgiver kan det give mulighed for at fremhæve driftseffektivitet, levetid, service eller andre forhold, der påvirker de samlede omkostninger.
Her vurderes både pris og kvalitetsmæssige forhold. For dig som tilbudsgiver betyder det, at kvalitet bør dokumenteres konkret, da generelle udsagn sjældent giver point i bogen.
Ordregiver skal beskrive sin evalueringsmodel i udbudsmaterialet. Evalueringsmodellen er det værktøj, der omsætter pris og kvalitet til en samlet vurdering af, hvilket tilbud der er det økonomisk mest fordelagtige. Ordregiver kan frit vælge model, dog således at det skal sikres at den anvendte model er egnet til at identificere det for ordregiver økonomisk mest fordelagtige tilbud, fx:
Som tilbudsgiver bør du læse modellen grundigt, da den kan påvirke, hvordan du prioriterer dit tilbud. Parametre må ikke fastsættes efter tilbudsåbning, og en tydelig model giver dig mulighed for at forstå, hvad der lægges vægt på, og dermed også mulighed for at kontrollere, om evalueringen er foretaget korrekt.
Klagenævnets kendelse af 12. april 2024, Cubic Transportation Systems Limited mod Rejsekort & Rejseplan A/S, er et sjældent eksempel på, at Klagenævnet tilsidesætter en ordregivers evaluering af kvalitative underkriterier og annullerer tildelingsbeslutningen. Sagen vedrørte et komplekst udbud om en rammeaftale til ca. 500 mio. kr. Rammeaftalen blev tildelt til fem tilbudsgivere, men Cubic fik ikke en plads på rammeaftalen. Cubic klagede over vurderingen, og Klagenævnet fandt tre alvorlige fejl ordregiver havde begået i evalueringen:
Da Cubics tilbud lå tæt på det tilbud, der fik den sidste plads, kunne fejlene have haft betydning for resultatet. Derfor blev tildelingsbeslutningen annulleret.
Kendelsen er interessant og viser, at:
Som tilbudsgiver betyder det, at du skal dokumentere dine løsninger og referencer klart, og at du skal reagere, hvis evalueringen virker ulogisk eller bygger på faktuelt forkerte forhold.
For tilbudsgivere er det afgørende at forstå tildelingskriterier, vægtninger og evalueringsmodeller, da de bestemmer, hvor dine indsatser giver mest værdi. Jo bedre du forstår, hvordan ordregiver måler kvalitet og pris, desto bedre kan du disponere ressourcerne i dit tilbud.
Har du spørgsmål til tildelingskriterier, evaluering af tilbud eller hvordan du bedst styrker dit tilbud i en konkret udbudsproces? Så er du altid velkommen til at kontakte vores specialister i udbudsret.
Du er altid velkommen til at henvende dig til os og få en indledende drøftelse af din sag. Vi har stor erfaring i at analysere situationen og give dig råd om, hvad der er bedst at gøre.
