Aktindsigt spiller en central rolle i udbud. Det er en vigtig del af gennemsigtigheden i den offentlige sektor – men kan samtidig være både kompleks og ressourcekrævende for jer som ordregiver.
Derfor er det afgørende, at I håndterer aktindsigtsanmodninger korrekt, samtidig med at I indretter jeres udbudsproces, så behovet for aktindsigt begrænses mest muligt.
Aktindsigt bør ses som en integreret del af jeres udbudsstrategi – ikke kun som en administrativ opgave. I bør især have fokus på:
En gennemtænkt tilgang gør det lettere at håndtere aktindsigt korrekt – og samtidig begrænse tidsforbruget.
Når I modtager en anmodning om aktindsigt i et udbud, skal den som udgangspunkt behandles efter offentlighedsloven.
Udgangspunktet er en bred adgang til aktindsigt. Samtidig indeholder reglerne en række undtagelser, der beskytter blandt andet:
Det betyder, at I altid skal foretage en konkret vurdering af, hvilke oplysninger der kan udleveres, og hvilke der skal undtages.
Behandling af aktindsigt kræver en struktureret og hurtig indsats. Som hovedregel skal anmodningen behandles inden for 7 arbejdsdage.
I praksis skal I hurtigt tage stilling til flere forhold, herunder:
Hvis anmodningen vedrører tilbud, vil det ofte være nødvendigt at gennemføre partshøring, da tilbudsgiverne kan have væsentlige interesser i at beskytte fortrolige oplysninger. Samtidig skal I overveje princippet om meroffentlighed – altså om der kan gives mere indsigt, end loven kræver.
En effektiv håndtering af aktindsigt starter allerede i udbudsfasen. I kan med fordel bede tilbudsgiverne om at angive, hvilke dele af deres tilbud de anser for fortrolige, og samtidig kræve en konkret begrundelse. Det gør det lettere og hurtigere at tage stilling til en senere anmodning. Det er dog vigtigt at understrege, at I ikke er bundet af tilbudsgivernes vurdering. I skal altid foretage jeres egen juridiske vurdering.
En stor del af behovet for aktindsigt kan forebygges gennem en klar og fyldestgørende underretning om tildeling.
Hvis I giver en præcis begrundelse for resultatet – herunder hvordan tilbuddene er vurderet – vil mange tilbudsgivere allerede have den indsigt, de efterspørger. Det kan i praksis reducere antallet af aktindsigtsanmodninger betydeligt.
Hos STORM Advokatfirma rådgiver vi om håndtering af aktindsigt i udbud – både i den konkrete sag og som en del af jeres overordnede proces.
Vi hjælper blandt andet med:
Kontakt os, hvis I vil sikre en korrekt og effektiv håndtering af aktindsigt – og samtidig minimere ressourceforbruget.
Du er altid velkommen til at henvende dig til os og få en indledende drøftelse af din sag. Vi har stor erfaring i at analysere situationen og give dig råd om, hvad der er bedst at gøre.
