Som led i ordregivers strategiske overvejelser, når et udbud skal igangsættes, skal ordregiver beslutte, hvilken kontrakttype / indkøbsmetode, der skal anvendes i forbindelse med de konkrete indkøb, når kontrakten er indgået.
En offentlig kontrakt kendetegnes ved, at der er tale om en gensidigt bebyrdende aftale mellem en offentlig ordregiver og en leverandør, hvor begge parter påtager sig klare og bindende forpligtelser. Kontrakten omfatter en på forhånd defineret leverance – det kan være en vare, en tjenesteydelse eller et bygge‑ og anlægsarbejde – og ordregiveren forpligter sig til at købe netop denne leverance på de vilkår, der er aftalt.
Leverandøren er tilsvarende forpligtet til at levere den aftalte ydelse i overensstemmelse med kontrakten, herunder til en fast pris eller efter en på forhånd fastlagt prisstruktur. Dermed skabes der en reel økonomisk forpligtelse for ordregiveren på tidspunktet for kontraktens indgåelse, og der opstår et egentligt retskrav på levering og betaling.
En rammeaftale er en aftale mellem en offentlig ordregiver og én eller flere leverandører, som fastlægger de overordnede vilkår for fremtidige indkøb, uden at ordregiveren samtidig forpligter sig til at foretage et bestemt køb. Aftalen fungerer som en struktur eller “overligger”, der bestemmer de centrale betingelser for senere leverancer, herunder typisk priser, sortiment, kvalitetskrav og kontraktvilkår. Rammeaftalen indebærer således, at ordregiveren kan foretage indkøb, når behovet opstår, men uden at den på forhånd har påtaget sig en økonomisk forpligtelse.
De konkrete leverancer sker først i aftaleperioden og kan enten tildeles direkte eller gennemføres via miniudbud blandt de leverandører, der er optaget på rammeaftalen. Valg af tildelingsmetode afhænger af rammeaftalens opbygning og af, hvordan vilkårene er fastlagt i det oprindelige udbud. Rammeaftaler kan være indgået med én leverandør eller flere, og især flerleverandørrammeaftaler giver ordregiveren et fleksibelt grundlag for løbende anskaffelser.
Miniudbud bruges ved rammeaftaler med flere leverandører, hvor der skal foretages fornyet konkurrence. Ordregiver skal følge sin egen beskrivelse i udbudsmaterialet af, hvorledes miniudbud gennemføres, herunder typisk ved at sende en opfordringsskrivelse til alle leverandører på aftalen, som herefter har mulighed for at afgive tilbud på lige vilkår.
Miniudbud er relevant, når:
Direkte tildeling anvendes, når rammeaftalen giver mulighed for det, typisk når:
Direkte tildeling er hurtig og administrativt let, men kræver, at ordregiver kan dokumentere, at betingelserne for anvendelse heraf er opfyldt.
Klagenævnets kendelse af 9. november 2021, Simonsen & Weel A/S mod Region Nordjylland og Region Syddanmark, viser, hvor vigtigt det er, at ordregiver fastsætter og kommunikerer rammeaftalens omfang klart.
Regionerne udbød i 2019 en 4-årig rammeaftale om levering af sonderemedier, men uden at angive den anslåede eller maksimale værdi eller mængde. Det fik Simonsen & Weel A/S til at klage med henvisning til EU-Domstolens Autoritá-dom, som pegede på, at rammeaftaler skal have en fastsat minimumsgrænse.
EU-Domstolen slog i 2021 fast, at ordregiver skal angive både anslået og maksimal værdi/mængde for en rammeaftale. Når maksimumsgrænsen er nået, har rammeaftalen ”udtømt sine virkninger” og kan ikke bruges længere. Klagenævnet for Udbud annullerede herefter regionernes tildelingsbeslutning og understregede, at ordregiver skal kende sit behov, før rammeaftalen indgås.
Sagen tydeliggør, at rammeaftaler ikke er ”køb efter behov uden loft”, men et styringsværktøj – og som det gælder med alle andre værktøjer, fungerer de kun, hvis man ved, hvor langt de rækker.
Et dynamisk indkøbssystem er en åben, fuldt elektronisk markedsplads, hvor nye leverandører kan optages løbende. Alle konkrete køb gennemføres som et miniudbud, men med større fleksibilitet end på en rammeaftale. Ordregiver kan justere krav fra gang til gang. Systemet indeholder ingen faste produkter, og leverandørerne byder ind med deres aktuelle sortiment, så længe det passer til genstandsbeskrivelsen i udbudsbekendtgørelsen. Et dynamisk indkøbssystem er ikke tidsbegrænset, og ordregiver skal løbende optage nye virksomheder i systemet.
En kendelse fra Klagenævnet af 20. marts 2023, Holmris B8 A/S mod Aalborg Universitet, viser, hvor vigtigt det er, at ordregiver håndhæver mindstekrav ved miniudbud i et dynamisk indkøbssystem. Aalborg Universitet gennemførte et miniudbud om møbler, hvor både Holmris B8 A/S og Paustian2gether afgav tilbud. Efter tildelingen viste det sig, at Paustian2gethers tilbud ikke opfyldte mindstekravene – blandt andet var der afvigelser på få centimenter i dimensioner. Aalborg Universitet erkendte overtrædelserne, og Klagenævnet annullerede tildelingen. Fordi miniudbuddet skete i et dynamisk indkøbssystem, og Aalborg Universitet ikke havde afholdt frivillig standstill, ville ukonditionsmæssigheden normalt føre til, at kontrakten blev erklæret ugyldig, men fordi kontrakten allerede var opfyldt, fastsatte Klagenævnet i stedet en økonomisk sanktion.
Kendelsen viser to ting:
Indkøbsmetoderne er vigtige, fordi de styrer:
Hvis du er i tvivl om, hvilken indkøbsmetode du skal bruge, eller du har andre spørgsmål til det udbudsretlige område, er du altid velkommen til at kontakte os.
Du er altid velkommen til at henvende dig til os og få en indledende drøftelse af din sag. Vi har stor erfaring i at analysere situationen og give dig råd om, hvad der er bedst at gøre.
