For tilbudsgivere er det vigtigt at forstå, hvordan offentlige indkøb gennemføres, da indkøbsmetoden påvirker konkurrencesituationen, mulighederne for at byde ind, og hvordan konkrete opgaver tildeles. Desto bedre du forstår de forskellige indkøbsmetoder, desto bedre kan du planlægge din indsats og målrette dine tilbud strategisk.
Offentlige myndigheder anvender forskellige metoder – fra offentlige kontrakter til rammeaftaler, miniudbud og dynamiske indkøbssystemer. Kendskab til de forskellige modeller hjælper tilbudsgivere med at forstå, hvordan markedet fungerer, og hvilke muligheder der knytter sig til hver metode.
En offentlig kontrakt kendetegnes ved, at der er tale om en gensidigt bebyrdende aftale mellem en offentlig ordregiver og en leverandør, hvor begge parter påtager sig klare og bindende forpligtelser
For tilbudsgiver betyder det:
Rammeaftaler giver tilbudsgivere mulighed for at blive en del af et længerevarende samarbejde med ordregiver, hvor der kan komme mange opgaver over tid.
For tilbudsgiver betyder rammeaftaler:
Selvom en rammeaftale ikke garanterer køb, er en optagelse på en rammeaftale ofte en væsentlig strategisk fordel.
De konkrete leverancer sker først i aftaleperioden og kan enten tildeles direkte eller gennemføres via miniudbud blandt de leverandører, der er optaget på rammeaftalen. Valg af tildelingsmetode afhænger af rammeaftalens opbygning og af, hvordan vilkårene er fastlagt i det oprindelige udbud.
Miniudbud bruges ved rammeaftaler med flere leverandører, hvor der skal foretages fornyet konkurrence. For tilbudsgivere betyder miniudbud derfor, at der skal afgives nye tilbud i aftaleperioden, konkurrencen fortsætter løbende, og du kan vinde specifikke opgaver, selv hvis du ikke var bedst rangeret oprindeligt. Det giver løbende konkurrence og mulighed for at vinde konkrete opgaver, selvom flere leverandører er optaget på aftalen.
Miniudbud er relevant, når:
Direkte tildeling anvendes, når rammeaftalen giver mulighed for det, typisk når:
For tilbudsgiver betyder det, at rangeringsplaceringen på rammeaftalen er afgørende for tildelingen af antallet af opgaver.
Klagenævnets kendelse af 9. november 2021, Simonsen & Weel A/S mod Region Nordjylland og Region Syddanmark, viser, at uklare rammeaftaler kan skabe usikkerhed for tilbudsgivere, der ikke kan forudse aftalens omfang eller værdipotentiale.
Regionerne udbød i 2019 en 4-årig rammeaftale om levering af sonderemedier, men uden at angive den anslåede eller maksimale værdi eller mængde. Det fik Simonsen & Weel A/S til at klage med henvisning til EU-Domstolens Autoritá-dom, som pegede på, at rammeaftaler skal have en fastsat minimumsgrænse.
EU-Domstolen slog i 2021 fast, at ordregiver skal angive både anslået og maksimal værdi/mængde for en rammeaftale. Når maksimumsgrænsen er nået, har rammeaftalen ”udtømt sine virkninger” og kan ikke bruges længere. Klagenævnet for Udbud annullerede herefter regionernes tildelingsbeslutning og understregede, at ordregiver skal kende sit behov, før rammeaftalen indgås.
Sagen tydeliggør, at rammeaftaler ikke er ”køb efter behov uden loft”, men et styringsværktøj – og som det gælder med alle andre værktøjer, fungerer de kun, hvis man ved, hvor langt de rækker.
For tilbudsgiver er det vigtigt at vurdere, om rammeaftalen er tilstrækkeligt præcist beskrevet, da manglende grænser påvirker både risiko og forventede indtægter.
Et dynamisk indkøbssystem er en åben, fuldt elektronisk markedsplads, hvor nye leverandører kan optages løbende. Alle konkrete køb gennemføres som et miniudbud, men med større fleksibilitet end på en rammeaftale. For tilbudsgiverne giver det mulighed for at byde ind med deres aktuelle sortiment, så længe det passer til genstandsbeskrivelsen i udbudsbekendtgørelsen, og det giver mulighed for løbende optagelse samt større fleksibilitet.
En kendelse fra Klagenævnet af 20. marts 2023, Holmris B8 A/S mod Aalborg Universitet, viser, hvor vigtigt det er, at mindstekrav er ufravigelige, og at selv små afvigelser kan føre til afvisning.
Aalborg Universitet gennemførte et miniudbud om møbler, hvor både Holmris B8 A/S og Paustian2gether afgav tilbud. Efter tildelingen viste det sig, at Paustian2gethers tilbud ikke opfyldte mindstekravene – blandt andet var der afvigelser på få centimenter i dimensioner. Aalborg Universitet erkendte overtrædelserne, og Klagenævnet annullerede tildelingen. Fordi miniudbuddet skete i et dynamisk indkøbssystem, og Aalborg Universitet ikke havde afholdt frivillig standstill, ville ukonditionsmæssigheden normalt føre til, at kontrakten blev erklæret ugyldig, men fordi kontrakten allerede var opfyldt, fastsatte Klagenævnet i stedet en økonomisk sanktion.
Kendelsen viser to ting:
Indkøbsmetoderne er vigtige, fordi de styrer:
Hvis du har behov for rådgivning omkring indkøbsmetoder, er du altid velkommen til at kontakte os for specialiseret udbudsrådgivning.
Du er altid velkommen til at henvende dig til os og få en indledende drøftelse af din sag. Vi har stor erfaring i at analysere situationen og give dig råd om, hvad der er bedst at gøre.
