Må du læse medarbejdernes e-mails?

To nye udfordringer er dukket op i den tilbagevendende diskussion om overvågning af medarbejdernes e-mails. Persondataforordningen og en sag fra Den europæiske Menneskeretsdomstol betyder, at det er en god idé at kaste endnu et blik på virksomhedens e-mailpolitik. Kontakt os, hvis du vil have en konkret vurdering af politikken.

E-mailkorrespondance er i dag den helt dominerende korrespondanceform, privat såvel som arbejdsmæssigt.

Det har derfor gennem adskillige år været et tilbagevendende spørgsmål om, og i givet fald under hvilke omstændigheder, man som arbejdsgiver må overvåge sine medarbejderes e-mails.

Problemet er yderligere aktuelt fordi mange ansatte i dag, i ét eller andet omfang, benytter arbejdsmailen til mere eller mindre private formål.

Den stadigt akutelle ”tommelfingerregel” er, at arbejdsgiveren skal kunne dokumentere at have orienteret den konkrete medarbejder om, at man har ret til at læse (arbejdsrelaterede) e-mails til/fra medarbejderen, og om at medarbejderen, for at sikre sig at private mails ikke læses, skal sørge for at disse tydeligt (f.eks. i emnefeltet) er markeret ”privat” eller tilsvarende.

To udfordringer

Når det nu på ny er nødvendigt at forholde sig til problematikken, skyldes det to ting.

For det første medfører den meget omtalte Persondataforordning, at private virksomheder vil kunne blive pålagt bøder på op til 4% af koncernens årlige omsætning, hvis de overtræder forordningen. Det vil sige, at overtrædelse af reglerne om bl.a. e-mails vil kunne blive sanktioneret væsentligt hårdere, end tilfældet var tidligere.

For det andet har Den europæiske Menneskeretsdomstol i en konkret sag fastlagt hvilke regler, der skal overholdes, hvis arbejdsgiveren skal kunne læse medarbejdernes e-mails, uden at det bliver bedømt som en krænkelse af medarbejderens privatliv.

I den sag, som Menneskeretsdomstolen vurderede, havde arbejdsgiveren oplyst medarbejderne om, at arbejdsmailen ikke måtte benyttes privat og arbejdsgiver havde orienteret om, at mailkontoen ville blive overvåget. Medarbejderen brugte e-mailkontoen privat, og blev derfor afskediget. Det mente Menneskeretsdomstolen ikke burde være sket.

Forholdsregler

For at overvågning af medarbejderes e-mails vil blive betragtet som acceptabelt, vil der efter den ny dom skulle tages en række forholdsregler:

– Først og fremmest må dommen forstås således at arbejdsgiver ikke må overvåge medarbejderes e-mails uden at have en legitim og konkret årsag til det.
– Dernæst vil arbejdsgiver efterfølgende kunne blive stillet til regnskab for om det legitime formål ville kunne være blevet opnået på en mindre indgribende måde.
– Arbejdsgiver skal (som hidtil) have underrettet medarbejderne om at overvågning vil kunne finde sted.
– Dernæst skal arbejdsgiver (også som hidtil) træffe passende sikkerhedsforanstaltninger for at medarbejderen kan sikre sine personlige oplysninger. Det vil f.eks. kunne være ved at orientere om at private mails skal mærkes, eller ved at give medarbejderen mulighed for at ”rydde op” i sine mails forud for arbejdsgivers adgang.

Det er med andre ord ikke længere nok at sikre sig ved både at meddele at e-mails vil kunne blive læst og ved at oplyse at private mails enten ikke må forekomme eller vil skulle mærkes ”privat”. Arbejdsgiver skal derudover, i den konkrete situation, kunne redegøre for hvorfor læsningen var vigtig, og hvorfor en mindre indgribende fremgangsmåde ikke var anvendelig.

Kontakt os på telefon 72 30 12 05 hvis du vil have en konkret vurdering af om du og din virksomhed opfylder kravene til overvågning af medarbejdernes e-mails.